“Met NEXTid en ID | Analyze kunnen onze klanten de identiteitscontrole stap voor stap volgen.”

Als leveranciers van software voor het notariaat zien wij dat de beroepsgroep evolueert. De notaris is minder plechtig en gewichtig dan het typische beeld dat veel mensen van hem of haar hebben. Een schoolvoorbeeld van een modern notariskantoor is Novitas Notariaat te Horst (L). Bij dit kantoor werkt notaris Martijn Tolsma aan de innovatie van de notarispraktijk. Hij is altijd op zoek naar wegen om dingen makkelijker, sneller, beter en klantvriendelijker te doen. Een notaris waar wij als innovator van notariële processen dus zeker mee door één deur kunnen. We spraken met hem over zijn ideeën.

“Mijn collega had hier al zes jaar een kantoor. Zij zocht bewust een vernieuwer. Wij hebben een algemene praktijk met veel agrarische klanten. Daarnaast hebben we een bovenregionale functie voor meer complexe zaken, als er aktes op maat gemaakt moeten worden. Bovendien zijn we landelijk actief op het gebied van scholen en natuurbegraafplaatsen.”

Waarom scholen en natuurbegraafplaatsen?

“Tijdens de studie Notarieel Recht leer je: “De overdracht van een school van de gemeente naar een stichting moet via de notaris”. Maar hoe, dat staat nergens. Als je dat bij de gewone notaris neerlegt, blijft het liggen, want die vindt dat ingewikkeld.

Je moet bedenken… er zijn heel veel partijen betrokken. Katholieke en Protestantse scholen die samengaan, dan speelt ook het geloofsstuk mee, je hebt te maken met besturen, politiek, aangrenzende gebouwen, een gymzaal, eigen pleintjes, sportvelden en dergelijke. Een heel gepuzzel. Wij pakken dat soort transacties graag op.

Voor natuurbegraafplaatsen geldt eigenlijk hetzelfde. Steeds meer mensen willen ergens in de natuur begraven worden in plaats van op een kerkhof. Een natuurbegraafplaats kan voor de eigenaar van een stuk natuur een extra bron van inkomsten zijn. Maar dat moet je dan wel serieus regelen. De natuur beschermen, maar ook de grafrechten goed vastleggen. En daarbij rekening houden met alle belangen die er spelen, ook politiek. Wij zijn daar inmiddels vrij goed in geworden.”

“Begrijpelijke taal in notariële akten, dat is voor sommige mensen wel even wennen.”

Hoe werd Novitas zo’n specialist?

“Het is een kwestie van mentaliteit. Oppakken, doen. Niet bang zijn om iets voor het eerst te doen. Om te veranderen. Een mooi voorbeeld is ook het begrijpelijk maken van notariële teksten. Daar zijn wij sinds twee jaar heel actief mee bezig, in het begin met hulp van een communicatiecoach. Nu schrijven we aktes die iedereen snapt. Zonder ingewikkelde formuleringen en jargon, zoals ‘in dier voege’ en ‘comparanten’.

Begrijpelijke taal in notariële akten, dat is voor sommige mensen wel even wennen. We hadden laatst een makelaar, die las de akte en keek een beetje dubieus. Hij zei: “Het is net of ik het Jeugdjournaal lees.” Maar het wordt er juridisch niet slechter van. In tegendeel. In de oude situatie kwam het wel voor dat mensen bij de rechter beweerden dat ze het contract nooit goed begrepen hebben. Nu kan de rechter zeggen: “Het staat er gewoon, dus onbegrip is geen argument.”

Waarom schrijven niet alle notarissen zo makkelijk?

“Ik denk dat sommige notarissen bang zijn om fouten te maken of gewoon huiverig om het anders te doen dan ze gewend zijn. Wij hebben inmiddels alle veelvoorkomende contracten herschreven. Alleen de hypotheken nog niet, omdat je daar te maken hebt met banken, die niet van hun teksten willen afwijken. Jammer, want de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie, de KNB, heeft onlangs onderzoek gedaan waaruit blijkt dat de klanten sterk de behoefte hebben aan levende teksten. Het komt alleen nog niet echt van de grond.”