“Wij gaan je bedrijfsprocessen drastisch veranderen. Dus eerst maar eens beginnen met een goed gesprek.”

NEXTlegal maakt de beste alles-in-een softwareoplossing voor de praktijkondersteuning van zowel de notaris als de advocaat. Maar het is ook een complex product, dat je op zorgvuldige wijze aan de mens moet brengen. Daarom beginnen wij al tijdens ons sales-proces met de inhoudelijke begeleiding van de (potentiële) klanten. Hét gezicht van NEXTmatters in de juridische praktijk is Wilma van der Bildt. Zij vertelt graag meer over haar rol bij de introductie en promotie van onze producten.

“Ik houd niet van de term ‘sales’, die impliceert dat je zelfs koelkasten aan Eskimo’s zou kunnen verkopen. Dat is niet de manier waarop ik met onze klanten en prospects omga. Op mijn kaartje staat dan ook ‘adviseur’. Wij brengen iets moois bij een bedrijf binnen, maar ook iets dat je bedrijfsprocessen drastisch verandert. Dat brengt een bepaalde verantwoordelijkheid met zich mee.

Ik ga daarom altijd eerst met de klant aan tafel zitten om uit te vinden: ‘past onze oplossing bij jullie?’. Het antwoord kan ‘ja’ of ‘nee’ zijn en dat is allebei oké. In de meeste gevallen is het overigens ‘ja’, want we hebben een ongelooflijk mooi product. Maar het gebeurt ook wel dat het nét niet past, omdat iemand per se iets wil dat wij niet hebben. Prima, even goede vrienden.

• NEXTtip
  Denk voor je met ons in gesprek gaat goed na over wat je wilt bereiken. Wat verwacht je van een relatie met een leverancier? Zeg het gewoon!

Een bewust keuze voor digitalisering
Het is belangrijk dat je met mensen in contact komt op een moment dat ze er echt serieus over willen nadenken. Digitalisering is geen impulsieve beslissing, zo van ‘het wordt volgende week koud, dus laat ik even een middagje wat winterjassen gaan passen’. Vroeger vroeg de secretaresse elke drie jaar links en rechts offertes aan die dan in de la terecht kwamen, bovenop de offertes van drie jaar daarvoor. Zonde van de tijd, voor alle betrokkenen. Tegenwoordig gaat dit proces veel bewuster en gerichter. De meeste mensen die ik spreek, zijn serieus van plan om de stap naar professionele software te maken.

Kleed u maar uit
Ik heb het voorrecht dat ik in mijn rol aan tafel zit met alle partijen van het kantoor, waarbij ik steeds probeer uit te vinden: wat heb je daadwerkelijk nodig? We beginnen dan ook altijd met een gesprek. Mensen vinden dat soms raar, die verwachten dat je binnenkomt met een presentatie: sheets en uitleg over het product. Dan hoor ik: “Je kan toch gewoon even een demo doen?”

Natuurlijk kan ik dat. Geen probleem om je 40 minuten lang te laten zien wat NEXTmatters allemaal kan, maar dan is de kans groot dat je na tien minuten afhaakt omdat je ook veel dingen ziet die niet aansluiten bij jouw actuele behoeften. Als je naar de huisarts gaat, zegt die ook niet meteen: “Kleed u maar uit, dan gaan we u onderzoeken”, om pas daarna te vragen waar je voor komt. Dat zou raar zijn.

Toch vinden in ons vak veel mensen het heel gewoon om meteen de diepte in te duiken met een demo. Ik niet. Ik wil éérst praten, weten wat de verwachtingen en de behoeften zijn, zodat ik weet welke specifieke vragen wij moeten beantwoorden.

Wat heb je nodig?
Iedereen roept tegenwoordig ‘we moeten moderniseren, alles digitaal doen’. Dergelijke kretologie. Maar als je nog niet was begonnen, wat is dan de reden waarom het tot nu toe nooit kon? Dáár moet je het over hebben. Wat betekent het voor jullie, digitaal werken? Wat verwacht je ervan?

Vaak hebben ze er wel een beetje over nagedacht, maar is het niet erg concreet. Dan kan ik wel een heel verhaal vertellen in de hoop op een toevalstreffer – “Ja, dát zoeken we!” – maar veel logischer is het om het om te draaien. Wat is voor jullie het allerbelangrijkste? Als ik dat weet, kan ik uitleggen hoe wij dat oplossen.

• NEXTtip
  Is er iets op te lossen of te verbeteren, dan is een gesprek de beste start. En de basis voor elk goed gesprek is: naar elkaar luisteren.

Digitale toegang tot alle dossiers
Het digitale dossier is in. Het maakt niet uit wat het is: een mailtje, PDF, video, foto of Word-document… het moet allemaal in het dossier zitten en op een logische manier terug te vinden zijn. Daar kun je als modern kantoor niet omheen. Corona heeft dat nog wat urgenter gemaakt, want nu merken mensen dat het toch wel erg lastig is als je iets vergeten bent en je moet naar kantoor rijden om een fysiek dossier op te halen. Bij andere kantoren is het gewoon vanaf thuis inloggen op de server en hup, je bent aan het werk. Dus wat dat betreft hebben we de wind van de bewustwording mee.

Een zakelijke aanpak van de advocatuur
Een meer duurzame verschuiving, is dat de gemiddelde advocaat ook een ondernemer moet zijn. Alleen een goede advocaat zijn is niet genoeg. Wij kunnen daarin helpen. Ons systeem bezorgt je de juiste informatie, zodat je in één keer kunt zien: hoe sta ik ervoor. En stel je voor, er wijzigt iets in de wet, welke cliënten moet je dan informeren? Je kunt een nieuwsbrief vullen met allerlei thema’s: arbeidsrecht, erfenissen, vastgoed… maar het is veel handiger als elke klant precies de juiste informatie krijgt, over precies het rechtsgebied dat hem of haar interesseert.

Na Alexa, Nest en Siri nu ook NEXXIE
Onze software kan daar steeds beter in ondersteunen. En we werken intussen hard aan de toekomst. Zo zijn we nu al bezig met de software van de toekomst, een digitale assistent die we NEXXIE hebben gedoopt. Een intelligente applicatie die jou gaat ondersteunen met allerlei taken, zodat jij je kunt concentreren op de inhoud.

De eerste stap naar NEXXIE is de release van NEXTmatters NG. Echt… daar zitten zúlke mooie verbeteringen in! Dat is ook het toffe van de club. Niet van: we hebben iets gemaakt en je doet het er maar mee. Het moet altijd weer nóg beter.

• NEXTtip
  Een keer praten over de toekomst van ICT in de advocatuur of het notariaat? NEXTlegal gaat voor vrije uitwisseling van ideeën, zonder pushy salestechnieken.

Een duurzame, persoonlijke relatie
De meeste nieuwe functies en toepassingen, komen bij de klanten vandaan, uit de gesprekken die ik en mijn collega’s – en vooral de consultants – elke dag voeren. De relaties zijn hecht. Een van de unieke kanten van NEXTlegal is dat we onze klanten nog allemaal bij naam kennen. Dat je niet opbelt en de eerste vraag is: “Mag ik uw klantnummer?”

Jouw contactpersonen weten wie je bent. Omgekeerd weten de meeste klanten die bellen ook precies: ik moet Koen hebben voor dit, Jolanda voor dat en oh, nu zal ik wel doorverbonden worden naar Johan. Wij zijn niet als zo’n sportschool waar je bij je eerste bezoekje alle aandacht krijgt en daarna niks meer. Sta je verloren om je heen te kijken van ‘Hallo? Is daar iemand?’

Dit geldt ook voor implementatieprojecten. Wij gaan pas het pand uit als iedereen het snapt. En ook daarna blijven we altijd perfect bereikbaar.

Hoe verkoop je een gevoel van waardering?
Iedereen zegt het en je krijgt het ook van alle klanten terug, dat die service heel bijzonder is. Het klinkt opschepperig, maar ik weet gewoon dat we bizar goed zijn in ondersteuning. Maar hoe verkoop je dat? Zeker voor nieuwe klanten. Want de concurrenten zeggen natuurlijk óók allemaal dat ze goede support hebben.

Wij staan met hart en ziel achter de klant. Dat betekent dat je ook op zondag af en toe stiekem even een oogje op de mailbox werpt, of er niet per ongeluk ergens iets aan de hand is. Dat hoeft niet in een SLA te staan, want het zit in onze DNA, maar dat is moeilijk in woorden te vatten. Je moet het ervaren. Beleven!