‘Ik wil graag dat jullie langskomen voor een demo, want ik zoek een applicatie waarmee ik via een app mijn tijd kan schrijven.’ Een prima reden om ons, en vast ook een paar andere leveranciers van kantoorsoftware, uit te nodigen. Toch werp ik hier graag eens een ander licht op, namelijk de behoefte achter de vraag. Want, wat wil het advocatenkantoor in kwestie nu echt?

Ik stel tijdens een gesprek meestal de tegenvraag: ‘Wat doet u nu achter uw pc en wat vindt u daarbij belangrijk?’ Vaak krijg ik dan als antwoord dat een goed beeldscherm belangrijk is, evenals (inderdaad!) die app om snel tijd te schrijven. Voor mij aanleiding om wat dieper te graven, want ik geloof dat de echte behoefte vaak net iets anders is dan de ‘app-wens’.

SaaS: een verpakking van functionaliteiten

Een voorbeeld. Een kantoor klopt bij me aan en zegt: ‘Ik wil een SaaS applicatie.’ SaaS is een verpakkingsvorm van functionaliteiten. Daarbij weet inmiddels iedereen dat werken in een SaaS omgeving ertoe leidt dat de werkomgeving via iedere browser en type device benaderbaar is. Dit is een groot voordeel en terecht dat de vraag wordt gesteld. Maar, doordat SaaS een breed begrip is, is het belangrijk om te achterhalen wat het kantoor, binnen de mogelijkheden van SaaS, precies aanspreekt. Waar wil het kantoor rendement behalen met de inzet van SaaS? Belangrijk is de wens achter die behoefte. Die krijg je helder door vragen te stellen zoals:

• Waar denkt u aan bij SaaS?
• Wat denk u dat SaaS voor u oplost of verbetert of;
• Hoe ziet uw bureau eruit als u een SaaS oplossing hebt?

Tekenen

Ik daag advocatenkantoren graag uit om eens te gaan tekenen. Kop koffie in de ene hand, potlood in de andere. ’s Avonds op de bank bijvoorbeeld. Bedenk bij uzelf: ‘Wat heb ik vandaag gedaan en wat denk ik dat er anders kan en waarom?’ Probeer daarbij weg te blijven van alle buzzwords en hippe applicaties. We skippen ‘hip’ en gaan terug naar onszelf. Ga na wat u belangrijk vindt;

• Voor uzelf;
• Uw personeel;
• Uw kantoor en;
• Uw cliënt.

Probeer uw initiële gevoel van ‘Ik moet iets’ naar ‘Ik wil iets’ om te buigen en ga na wat dat echte willen nu is. Dit kunt u alleen doen, of met collega’s. Kiest u voor een brainstorm in teamverband, schrijf dan groot de vraag op een whiteboard of flipover: ‘Wat willen we nu eigenlijk écht veranderen?’ Geef iedereen Post-its en een stift en ga schrijven, tekenen en plakken.

Wat ik zie is dat kantoren, alvorens deze ‘Wat wil ik nu echt vraag’ duidelijk te hebben, al leveranciers gaan uitnodigen. Een presentatie voelt daarbij als een logische vervolgstap, waar aandachtig naar wordt gekeken. Voldoet die aan de verwachtingen en gebruiken collega-kantoren deze software ook, dan kan vaak zonder pardon een ‘go’ worden gegeven.

Van het bordje af

Ik hoor van kantoren terug dat ze in veel gevallen tegen ICT projecten opzien. Het is dan zaak het zo snel mogelijk van het bordje af te hebben. Werken in een SaaS omgeving? Check. Tijd schrijven op een app? Check. Maar waarom, lieve mensen, zouden we snelheid verkiezen boven doordachtheid? In een volgend artikel ga ik hier iets verder op in en bespreek ik de impact van de ICT & innovatie woordenbrij die boven ons hoofd hangt. En dat u daarin best eens een gaatje mag prikken.

Blogserie over besluitvorming in ICT projecten: ratio versus guts feeling

Dit artikel is deel 1 van 3 uit de rubriek: Besluitvorming in ICT projecten: ratio versus guts feeling. Een drietal blogs waarin Wilma van de Bildt (NEXTlegal), aan de hand van drie shortreads, ingaat op haar zienswijze in beslissingstrajecten.

“Ratio: vaak niet de basis waarop advocatenkantoren hun ICT-oplossingen aanschaffen. Gut feeling, oftewel de intuïtie, wordt ook nog weleens overgeslagen. Waarop wordt een keuze voor een nieuwe ICT-applicatie dan wel gemaakt? Steeds vaker is dat op basis van hetgeen een ander kantoor gebruikt. Referenties zijn een uitstekende bewijslast, begrijp me niet verkeerd, maar waarom maken we intuïtie (en nog belangrijker: het waarom we iets willen) niet belangrijker? Ik zeg: terug naar onderbuikgevoel en een kritische advocatennoot. In deze reeks neem ik u mee op mijn missie.”

Dit artikel staat ook in Legal&Tech 5, download nu het volledige magazine.