Een boekhouder van een notariskantoor besteedt vaak veel tijd aan het verwerken van derdengeldstromen in de boekhouding. Bankafschriften moeten voor een groot deel handmatig worden verwerkt, en op het juiste dossier en grootboek worden geboekt. Met NEXTprofit+ gaat dit stukken sneller. Hoe dit werkt, leg ik u in dit artikel uit.
Voorbeeld: koopoverdracht woonhuis
Bij een huizentransactie maakt de hypotheekbank het gehele bedrag aan de notaris over. Vervolgens verdeelt de notaris dit bedrag over, gemiddeld genomen, vijf partijen. Denk onder andere aan de verkoper, de makelaar en de notaris. Het is vervolgens de taak van de boekhouder om in iedere regel het grootboeknummer en het dossiernummer in te voeren.
Heeft u als notariskantoor tien overdrachten te verwerken, dan dient de boekhouder zo vijftig regels met de hand te boeken. Dat is naast saai, ook tijdrovend werk. Werk dat, heel eerlijk, kinderlijk eenvoudig geautomatiseerd kan worden. En wel met NEXTprofit+: een functionaliteit van NEXTassyst in samenwerking met AFAS Profit. Door het inzetten van NEXTprofit+ kunt u de handmatige invoer voor het verwerken van de betalingen met maar liefst 80% verminderen.
Hoe werkt het?
AFAS Profit herkent het dossiernummer in de omschrijving van de betaling c.q. van het bankafschrift. Na deze herkenning worden de betalingen automatisch op het juiste dossier geboekt: foutloos en snel. Het dossiernummer en grootboeknummer worden vervolgens bij het aanmaken van een betaalbestand (SEPA) in NEXTassyst automatisch aan de omschrijving toegevoegd.
Voorheen gebeurde dit handmatig per regel, nu wordt dit geheel geautomatiseerd geregeld. Ook handig dat wanneer u via NEXTassyst betalingen uitvoert, het dossiernummer op alle regels wordt toegevoegd. Kortom, tijdens het verwerken van betalingen kan de boekhouder nu letterlijk achterover leunen.
Inmiddels is NEXTprofit+ al bij zo’n vijftig notariskantoren in gebruik. Wat blijkt? Deze manier van werken gaat 15 x zo snel. Niet alleen voor notariskantoren overigens. Ook advocatenkantoren, met een letselschadepraktijk bijvoorbeeld, hebben baat bij deze handige functie.
In werking zien
Bekijk hieronder de video waarin de handmatige verwerking van bankafschriften tegen de automatisch verwerking wordt weggezet. In 80 seconden heeft NEXTprofit+ hetzelfde werk verricht als de handmatige verwerker in 19 minuten. Wilt u het zelf zien? Bekijk dan hier de video.
Abonnement op de 3e van de maand terugverdiend
NEXTprofit+ is een module binnen NEXTassyst. Deze neemt u tegen een maandelijkse betaling van 31,72 euro af. Hiervoor wordt niet alleen de module voor u onderhouden, maar ook direct voor u ingericht. Op die manier worden lopende dossiers direct herkend. Van gebruikers horen wij dat zij dit bedrag er op de 3e van de maand al makkelijk uithalen. Namelijk, heel veel overdrachten worden op de 1e of 2e van de maand uitbetaald. De 3e worden dan de bankafschriften verwerkt, wat met deze functie dus direct tijd en geld bespaart.
Kent u alle nieuwe features van NEXTassyst?
NEXTprofit+ is slechts één van de handige functies van NEXTassyst. In de praktijk zie ik dat kantoren, zeker die al even met NEXTassyst werken, niet alle nieuwe features inzetten. Gewoon uit onwetendheid. Dus wilt u op de hoogte zijn – en blijven – van alle actuele mogelijkheden van NEXTassyst voor uw kantoor, vraag dan gerust om een bezoek, inclusief demo, van één van onze consultants via onderstaand formulier.