Volgens de EU-richtlijnen moet iedereen digitaal een BV op kunnen richten. De Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) faciliteert het digitale proces waarmee dit in 2024 voor alle notarissen mogelijk moet zijn. NEXTassyst maakt het notariële professionals en hun cliënten nog makkelijker om locatieonafhankelijk via het KNB-platform een BV op te richten. Hierover vertelt ontwikkelaar Jos Uitenbogaard (software programmeur) ons meer.

Digitale koppeling met het KNB-platform

De KNB heeft een platform ontwikkeld waarop een notaris veilig een online passeerafspraak kan organiseren. Op die manier hoeven mensen niet meer naar de notaris, maar kan het oprichten geheel digitaal – en dus locatie onafhankelijk – gebeuren. Dit betekent dat je niet langer fysiek aanwezig hoeft te zijn in het land waar je een BV wilt oprichten.

Om de digitale stappen, die nodig zijn om tot een akte en passeerafspraak te komen, verder te vereenvoudigen, heeft NEXTlegal voor haar pakket NEXTassyst een digitale koppeling met het KNB-platform ontwikkeld.

Jos: ‘Omdat we een door de KNB-gecertificeerde partner zijn, kregen we hiervoor alle medewerking. Het resultaat is een naadloze integratie, klaar voor toekomstig gebruik.’

Passeerdatum

Een notaris maakt binnen NEXTassyst vanuit het dossier een akte op, zoals hij of zij dat altijd doet. Velden die bekend zijn, worden automatisch vanuit het dossier in de akte gevuld. Dat geldt ook voor de recherche en het cliëntonderzoek. Vervolgens stuurt de notaris, via NEXTassyst, aan alle betrokken partijen een voorsteldatum voor het passeren. Dat gebeurt via e-mail met daarin een link.

De akte en bijbehorende stukken worden automatisch toegevoegd aan het passeerplatform en alle communicatie wordt vastgelegd in NEXTassyst.

Jos: ‘De aanwezigen loggen op de passeerdatum in via de link in de e-mail. Vanuit hier worden zij naar het beveiligde portal van de KNB gestuurd. Hier vindt het passeren, al dan niet via een videoverbinding, plaats.’

Het identificeren van betrokken partijen en de passering zelf gebeuren op het DOBV- platform van de KNB.

Jos: ‘Naast de snelheid en het centrale overzicht in NEXTassyst, profiteren notariskantoren ook van het feit dat er, door deze digitalisering, nauwelijks fouten worden gemaakt. Alles wat niet kan is uitgesloten.’

Centrale opslag

De workflow, binnen NEXTassyst, zorgt voor een slimme en intuïtieve werkwijze die notarissen door het proces leidt. Dat geldt ook voor een eventuele volmacht die via ditzelfde proces loopt.

Jos: ‘Alles wat er binnen het dossier van oprichting gebeurt, wordt in NEXTassyst opgeslagen. Geen enkele actie kan worden vergeten, ook niet na passering. De akte wordt veilig in de digitale kluis van de KNB bewaard, aangevuld met de benodigde gegevens en vervolgens in NEXTassyst opgeslagen.’

De notaris zorgt op de gebruikelijke wijze met de kopie die aanwezig blijft in NEXTassyst dat de akte wordt ingeschreven in het CDR (Centraal Digitaal Repertorium). Vervolgens zorgt NEXTassyst ervoor dat de akte in de digitale kluis wordt gekoppeld aan de inschrijving bij het CDR.

Volgens Jos is de oprichting van een BV waarschijnlijk de eerste van vele aktes die in de toekomst online kunnen passeren. ‘Als het eenmaal succesvol werkt, kan ik me voorstellen dat bijvoorbeeld hypotheekaktes snel volgen.’

Jos ziet nog wel een kleine hobbel: het digitaal identificeren. Hierover schreven we in een eerder artikel al eens meer. ‘Verder zijn wij er helemaal klaar voor,’ aldus Jos.

Dit artikel staat ook in Legal&Tech 7, het volledige magazine kunt u binnenkort hier downloaden.