In de snel evoluerende wereld van het notariaat is het van cruciaal belang om altijd een stap voor te blijven op de concurrentie. NEXTassyst kent een aantal waardevolle, maar onbekende, functionaliteiten, die uw dagelijkse juridische praktijk gemak brengen. Onder het mom “Er kan meer dan je denkt” delen we enkele van deze handige functies die u misschien nog niet kende.

Kracht der (goede) herhaling

‘Hoe deed je dat nou?’ Met enige regelmaat wordt ons deze vraag gesteld als we meekijken met een gebruiker om een probleem op te lossen. We gebruiken dan een sneltoets of een handige functie in NEXTassyst – of AFAS Profit – waarvan de gebruiker het bestaan niet kende, maar waarmee hij wel erg blij is. Het is natuurlijk zonde, dat diverse handige functionaliteiten niet of nauwelijks worden gebruikt.

Een tip van onze kant: investeer in regelmatige training en instructies van medewerkers. In veel gevallen wordt er na de basistraining bij implementatie van NEXTassyst – en een opvolgende training enkele weken later – niet veel tijd besteed aan instructie en training in het gebruik van het pakket. Wanneer een nieuwe medewerker wordt aangenomen leert deze het gebruik van het pakket vaak van een collega die het soms ook weer van een collega heeft geleerd. Het risico dat op deze wijze niet het optimale uit het pakket wordt gehaald, is niet denkbeeldig.

Hidden features
Met deze blog maken we graag een start om de drie meest handige ‘hidden features’ onder de aandacht te brengen. Daarnaast nodigen wij u uit om op een regenachtige zondagmiddag de documentatie van NEXTassyst eens door te nemen. U vindt de documentatie onder het kleine vraagteken links onderin het scherm van NEXTassyst of door de knop ‘F1’ in te drukken.

Dan nu, de drie pareltjes die we u niet willen onthouden:

Parel 1: documenten van dossierpartijen inzien

U bent druk met een belangrijk dossier en plots moet u een document van één van de betrokken partijen raadplegen. Normaal gesproken navigeert u naar de sectie ‘Relaties’ en zoekt u de partij op. U krijgt pas toegang tot het benodigde document, zoals KvK-informatie, BRP-gegevens, of CCBR-documenten, als u al deze stappen hebt doorlopen. NEXTassyst heeft dit voor u vereenvoudigd.

Terwijl u in het dossier werkt, kunt u direct naar de sectie ‘Documenten’ gaan en ‘Partijen’ selecteren. Hier vindt u een overzicht van alle partijen die betrokken zijn bij het dossier, samen met de documenten uit het ‘Digitaal’ mapje op de relatiekaart. Nog een extra pluspunt? U kunt een voorbeeld van het document bekijken zonder het te openen. Dit bespaart kostbare tijd en moeite, waardoor u efficiënter kunt werken.

Parel 2: iDeal betalingen voor declaraties

Betalingsgemak is altijd een winnaar. NEXTassyst begrijpt dat als geen ander. Daarom hebben we een handige functie geïntegreerd, waarmee u direct een betaallink aan uw declaraties toevoegt. Hierdoor kan uw cliënt de declaratie snel en gemakkelijk betalen. Kantoren die deze functie gebruiken, zien vaak een aanzienlijke verbetering in hun debiteurenpositie, soms zelfs tot wel 30%.

Hoe werkt het? NEXTassyst maakt gebruik van de betaalfunctionaliteit van Mollie. Nadat u dit in NEXTassyst hebt ingesteld, kunt u eenvoudig een betaallink toevoegen aan de declaratie en/of de begeleidende e-mail. Voor uw cliënt ziet dit er eenvoudig en betrouwbaar uit.

Het aanmaken van een betaallink is kosteloos. U betaalt alleen een kleine vergoeding als uw cliënt daadwerkelijk voor de betaling gebruikmaakt van de betaallink. Om de administratieve lasten tot een minimum te beperken, biedt Mollie een elektronisch verwerkbaar bestand aan voor de verwerking van betalingen. Dit maakt het financiële beheer van uw kantoor veel eenvoudiger en efficiënter.

Parel 3: verwerken van kadasterfacturen

Voor veel notariskantoren is het Kadaster één van de grootste crediteuren. Het is essentieel om ervoor te zorgen dat de bedragen die aan uw cliënt in rekening zijn gebracht, overeenkomen met wat er op de kadasterfactuur staat. Dit is vooral belangrijk nu er een voorziening moet worden gemaakt voor het Kadaster in de bewaringspositie.

Normaal gesproken kan het controleren van een kadasterfactuur op dossierniveau een tijdrovende klus zijn, maar dat hoeft niet zo te zijn dankzij NEXTassyst. In de e-mail met de factuur die u van het Kadaster ontvangt, vindt u naast de factuur in PDF-formaat ook een bestand met dezelfde naam maar met een .txt-extensie.

Dit .txt-bestand kan eenvoudig worden geïmporteerd in AFAS via NEXTassyst, waarbij de inschrijvingen direct op dossierniveau worden geboekt. Hierdoor wordt het controleren van de afloop een fluitje van een cent. U vindt deze handige functie onder ‘Nota | Extra’, met de naam ‘Importeer Kadasterfactuur’.

Selecteer daarna het .txt-bestand en het volgende scherm verschijnt:

NEXTassyst herkent het dossiernummer automatisch vanuit de nota en vult dit in de eerste kolom in. Als u vervolgens kiest voor ‘AFAS export’, wordt de nota in de crediteurenadministratie ingeboekt. Dit bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook de kans op fouten bij het verwerken van kadasterfacturen.

Dus, of u nu uw documenten efficiënter wilt beheren, sneller betaald wilt krijgen door cliënten, of de controle over kadasterfacturen wilt vereenvoudigen, NEXTassyst heeft u gedekt.

Ontdek meer verborgen pareltjes

Dit zijn slechts enkele van de mooie functies die NEXTassyst notarissen biedt. Er is nog veel meer te ontdekken en om van te profiteren. Wilt u meer te weten komen over wat NEXTassyst voor uw kantoor kan betekenen? Neem contact met ons op via telefoonnummer 088 20 34 320 of stuur een e-mail naar servicedesk@nextlegal.nl. We staan klaar om u te helpen om het maximale uit uw software te halen en uw notariskantoor naar een hoger niveau te tillen. Blijf ons volgen voor meer tips en trucs.