“Na al die jaren krijgen we nog steeds maatwerkopdrachten. Elk kantoor heeft zijn eigen dynamiek en daardoor ook eigen wensen”

Zoals veel medewerkers bij NEXTlegal is ook Johan Lijftogt van huis uit geen échte automatiseerder. Hij werkte als boekhouder en inkoopassistent bij een handelskantoor, hielp bij een mengvoederbedrijf vanuit de administratie als projectleider de automatisering moderniseren, studeerde HBO informatica in de avonduren en ontwikkelde zichzelf zo tot business intelligence consultant. Na vier jaar in deze laatste functie werd het tijd voor wat anders.

“Mijn oog viel op een advertentie van Trivium, nu NEXTlegal. In 2011 ben ik hier gestart. Indertijd hadden we alleen FORTUNA. Best een pittig pakket en inhoudelijk nog steeds een van de beste pakketten voor advocatenkantoren. Het kan ongelooflijk veel en het heeft body. Alleen qua gebruikersvriendelijkheid en uitstraling is het niet meer van deze tijd.

Het was daarom goed dat we doorgegaan zijn met de ontwikkeling van een opvolger van FORTUNA. Dat is NEXTmatters, gebouwd op de technische basis van NEXTassyst, software voor de notarissen. Ik heb dat proces meegemaakt en adviseer nu over beide zowel FORTUNA als NEXTmatters. Dat doe ik met heel veel plezier. Ik voel me als een vis in het water hier.”

Wat doe je precies?
“Ik geef basistrainingen FORTUNA en NEXTmatters aan de gebruikers en verzorg ook geregeld Tips & Tricks trainingen om de kennis van onze software up to date te houden. Daarnaast geef trainingen met een meer technische inslag, in het bouwen van modellen en sjablonen. Die ik op verzoek overigens ook zelf bouw, in overleg met de klant en helemaal naar hun wensen.

Daarnaast ondersteun ik de klanten met Business Intelligence: rapportages en analyses met NEXTcontroller en FORTUNAcontroller. Denk aan rapporten over wat medewerkers qua omzet doen, wat voor werk er nog ligt. Financiële kengetallen, balans, resultatenrekening, cashflow-berekening, en allerlei analyses van informatie uit de databases van FORTUNA en NEXTmatters.

Kijk, als de klant live gaat met NEXTmatters, krijgt hij NEXTcontroller er bij. Met name de boekhouders en het management van de maatschap gebruiken dat om analyses uit te voeren. Er zit een standaard set rapportages in. Na een korte instructie kan de klant daar zelfstandig rapporten mee maken. Hij kijkt dan: is dit toereikend voor mijn organisatie? Wil hij vervolgens andere dingen uit de database ophalen, dan kan ik maatwerkanalyses en -rapporten voor hem bouwen.”

• NEXTtip
  Met onze intelligente NEXTmatters modellen kunt u veel tijdwinst boeken. Het document wordt vraaggestuurd opgebouwd en in WORD klaargezet voor afronding. Even tekenen en versturen maar.

Dat lijkt me tamelijk technisch
“Is het ook, maar persoonlijk vind ik dat erg leuk. En doordat ik precies weet wat er aan de achterkant in beide pakketten zit, hoe de databases zijn opgebouwd, weet ik ook wat ik er aan de voorkant uit kan halen. Door deze kennis kan ik snel verbanden leggen. Als je naar een vreemde database kijkt, is dat een stuk lastiger. Dan kan het óók wel, maar dan moet je langer puzzelen.”

Komen klanten nog wel eens met verrassende vragen?
“Inmiddels ken ik de meeste wensen wel, maar klanten kunnen toch blijven verrassen. Zo was er laatst een klant met FORTUNAcontroller, die wilde graag weten wat de omzet was per postcodegebied. Dat lijkt in eerste instantie makkelijk, maar bleek nog best lastig. Van sommige cliënten staan bijvoorbeeld meerdere adressen in het systeem. Welk adres pak je dan?

Uiteindelijk heb ik de export van de gegevens laten aanpassen door een collega programmeur. Die vroeg zich wel af wat je nu met omzet per postcode kunt doen. Toch is dat eigenlijk best wel slim, want je kunt er je reclame-inspanningen op aanpassen. Je concentreren op kansrijke postcodes en kijken of het rendabel is om de vestiging in dat postcodegebied open te houden.

Het blijft verrassen dat er na al die jaren toch nog maatwerk nodig is. Maar helemaal vreemd is dat ook weer niet. Ieder kantoor is anders en wat voor het ene kantoor heel belangrijk is qua stuurinformatie is voor het andere kantoor totaal niet of minder van belang. Daarnaast heeft ieder zo zijn eigen wensen als het gaat om de manier van presenteren van cijfers en grafieken.

En voeren jullie die nieuwe functies dan meteen systeembreed in?
“Niet in het geval van maatwerk . Ten eerste betaalt die ene klant voor het maatwerk. Dan zou het niet netjes zijn om het daarna gratis aan iedereen beschikbaar te stellen. Maatwerk is daar ook niet geschikt voor omdat het vaak gaat om klantspecifieke inrichting van de database.

Omgekeerd gebeurt wel. Onze ontwikkeling is sterk klantgestuurd. Als een advocaat met een verzoek komt dat ons nuttig lijkt voor álle klanten, dan ontwikkelen we dat als nieuwe functie voor iedereen. Vanzelfsprekend krijgt dan ook de klant die met de vraag kwam géén rekening. Alles gaat in redelijkheid en billijkheid.”

Maar soms moet je toch streng zijn en factureren
“Ha ha, ja, ik was daar niet zo goed in. Mijn instelling is sterk klantgericht en in een gesprek aangeven dat mijn expertise wel betaald moet worden, dat was voor mij best lastig. Maar een klant wil duidelijkheid en achteraf met een factuur zwaaien vinden ze niet fijn. Als een wens niet kan, dan moeten we ook Nee durven zeggen. En vooral nooit méér beloven dan je waar kunt maken.

Als ik ergens de uitdaging in zie, kan mezelf nog wel eens voorbij lopen. Daardoor kon ik soms mijn beloftes qua planning niet nakomen. Door een cursus time management gingen mijn ogen open. Nu plan ik klussen reëler in, waardoor ik geen valse verwachtingen schep bij de klant. Met als extra voordeel dat ik ook zelf meer rust in mijn hoofd heb.”

• NEXTtip
  U kunt zowel via de documentenbrowser in FORTUNA als via Fulltext search in NEXTmatters álle documenten in het systeem doorzoeken op bepaalde trefwoorden. Dit creëert een digitale kennisbank voor het hele kantoor.

En je staat er niet alleen voor, neem ik aan?
“We hebben een fantastisch team. Fijne collega’s en een goede servicedesk waar ik altijd dingen kan neerleggen als ik zelf krap in de tijd zit. De mensen in ons team vullen elkaar perfect aan. Iedereen heeft zijn eigen expertise. Zo hebben wij dit jaar een nieuwe BI’er aangetrokken in de persoon van Martijn, aan wie ik graag de meer complexe matrix-rapportages over laat. Hij is technisch goed onderlegd, dus als ik druk ben – met een live-gang bijvoorbeeld – kan ik met gerust hart een opdracht aan hem overdragen.

En sinds Trivium NEXTlegal is geworden, samen met Devoon, hebben we natuurlijk ook de NEXTassyst specialisten er bij, die veel kennis hebben van complexe modellen uit het notariaat. Die twee bloedgroepen blijken prima te mengen. Iedereen staat voor elkaar klaar.”

Voorlopig heb je er nog zin in, zo te horen
“Natuurlijk, ik denk er wel eens over na wat ik in toekomst zou kunnen gaan doen. Ik zou bijvoorbeeld ook leraar kunnen zijn. Kennisoverdracht ligt me echt. En eerlijk gezegd krijg ik wel eens een aanbieding. Maar mijn collega’s zijn fantastisch, de sfeer is uitstekend. En ik vind het werk zelf nog steeds uitdagend.

Ik ga graag naar klanten toe, sparren over mogelijkheden. Vertellen hoe je je systeem kunt inrichten voor meer inzicht in je organisatie. NEXTmatters en FORTUNA helpt advocaten echt hun bedrijf beter te sturen. En ik kan ze daarbij helpen. Mooi toch? Nee, ik zie geen enkele reden om dit allemaal op te geven.”