NEXTsign: De volgende stap in het stroomlijnen van uw bedrijfsprocessen
Het laten tekenen van documenten door uw cliënten is vaak een tijdrovende klus. Met NEXTsign kunt u in één keer veel tijd en geld besparen door alle documenten vanuit NEXTmatters digitaal te laten ondertekenen: simpel, snel en efficiënt.
Natte handtekening
Documenten zoals contracten, overeenkomsten en voorwaarden wilt u als kantoor natuurlijk zo snel mogelijk ondertekend hebben. Doordat uw cliënt niet altijd naast de deur woont is het vaak lastig om dit snel voor elkaar te krijgen.
U kunt deze documenten per post naar uw relaties sturen, maar dan duurt het al snel een week voordat u het getekende exemplaar weer getekend heeft ontvangen.
Het ophalen van de juiste natte handtekeningen is foutgevoelig en tijdrovend. Kortom, niet meer van deze tijd. Om u hierbij te helpen bieden wij in samenwerking met onze partner Zynyo: NEXTsign aan. Met behulp van NEXTsign kunt u ieder document online laten tekenen, waarbij de juridische geldigheid gewaarborgd blijft.
Wat is NEXTsign precies?
Met NEXTsign kunt u rechtstreeks vanuit NEXTmatters documenten ter ondertekening aanbieden aan uw relaties. Op het moment dat u een document ter ondertekening gaat versturen kunt u zelf bepalen welke mate van authenticatie benodigd is voor ondertekening.
Zo heeft de acceptatie van uw algemene voorwaarden mogelijk een andere mate van authenticatie nodig dan wanneer u een contract wilt laten ondertekenen. Daarom bieden wij standaard de volgende authenticatiestandaarden:
- Muisklik
- iDIN (identificatie via de bank)
- SMS-tan (identificatie via SMS)
- Persoons- of organisatiegebonden PKI-certificaten (overheidscertificaat voor bedrijf of consument)
Besparing van tijd en geld
Naast het juridische belang dat u kunt garanderen dat de juiste partij het document heeft ondertekend zorgt NEXTsign er ook voor dat de doorlooptijd voor het ondertekenen van documenten sterk wordt verminderd. Hierdoor bespaart u tijd en geld.
Ter vergelijk een mogelijk voorbeeld van het “papieren” proces afgezet tegen het digitale proces.
Papieren verzoek tot ondertekening per e-mail:
- E-mail het document naar de juiste partij;
- Uw relatie print het document;
- Uw relatie ondertekent het document;
- Uw relatie scant het getekende document;
- Uw relatie stuurt het getekende document terug per e-mail;
- U stuurt het getekende document vervolgens door naar de (advocaat) wederpartij per e-mail;
- De (advocaat van de) wederpartij print het document;
- De wederpartij ondertekent het document;
- De wederpartij scant het getekende document;
- De (advocaat van de) wederpartij stuurt het getekende document terug per e-mail;
- U print het ontvangen document;
- U tekent voor “gezien”;
- U scant het afgeronde document;
- U plaatst het document in het dossier;
- U verstuurt de volledig getekende document naar alle betrokken partijen.
Digitaal verzoek tot ondertekening via NEXTsign:
- U koppelt in NEXTmatters de gewenste partijen aan het document ter ondertekening;
- U selecteert de gewenste wijze van authenticatie;
- U verzendt het document ter ondertekening;
- Alle partijen kunnen simultaan het document ondertekenen en na ondertekening direct automatisch terugsturen;
- U ontvangt het getekende document en tekent voor “gezien”.
De doorlooptijd van het papieren proces kan gerust dagen tot weken in beslag nemen voordat alle nodige stappen doorlopen zijn. Hetzelfde proces, maar dan via NEXTsign, zal beduidend minder tijd in beslag nemen wat ten goede komt aan de afhandeling van uw dossier.
Digitaal werken
Wilt u als advocaat ook de volgende stap zetten in het digitaliseren en automatiseren van uw werkprocessen? Start met NEXTsign en merk dat u tijd en geld overhoudt! Op deze pagina vindt u meer informatie over NEXTsign, inclusief een demonstratie van hoe NEXTsign in de praktijk werkt.