“Als pilot-kantoor helpen wij nieuwe functies verfijnen voordat iedereen ermee gaat werken.”

Bij het kantoor deNotarissen Beenen Dantuma Verschuren werkt Monique van Hoven. Zij is secretaresse van kandidaat-notaris Lisette Oostveen en daarnaast verantwoordelijk voor de automatisering, waaronder ook het gebruik van NEXTassyst. Monique was nauw betrokken bij de conversie naar NEXTassyst eind 2013. Sindsdien fungeert zij als eerstelijns helpdesk voor de gebruikers bij deNotarissen en als vast contactpersoon voor NEXTlegal. We vragen Monique ons iets meer te vertellen over de overstap naar NEXTassyst en de huidige ervaringen.

“Ik heb het even opgezocht in mijn oude mailtjes. We werkten met de software van Klaas van Brug en zijn op donderdagavond 14 november 2013 overgestapt op assyst. Vrijdag konden we niet werken en de maandag daarop gingen we online. Ik werkte tot april 2012 op kantoor Gorinchem, waar ik ook al modellen intelligent maakte en wijzigde. Met de conversie moest dat ook gebeuren, met name voor het familierecht en het ondernemingsrecht. Zo ben ik daar eigenlijk ingerold. Tegenwoordig ben ik officieel de interne helpdesk. Als er problemen zijn met de software of een computer dan word ik ingevlogen.”

Wat betekent die rol precies?
“Zelf zit ik vooral op ondernemingsrecht, maar ik assisteer ook collega’s voor bijvoorbeeld onroerend goed recht. Als er een probleem is, probeer ik eerst mezelf erin te verdiepen en een oplossing te zoeken voordat ik contact leg met NEXTlegal . Als iets fout gaat, waarom gaat het dan fout? Is het de software of heeft de behandelaar iets verkeerd gedaan? Dat wil ik eerst getackeld hebben. Dus dan vraag je door. Wat heb je gedaan? Wat ging er precies mis? Een beetje puzzelen, vind ik leuk. Plus, door me er eerst goed in te verdiepen kan ik later ook de helpdesk van NEXTlegal beter uitleggen wat het probleem is en wanneer het zich voordoet.”

Hoeveel mensen moet je bedienen?
“We hebben in totaal net onder de 20 gebruikers, verdeeld over twee vestigingen, in Vianen en Meerkerk. Het is niet de bedoeling dat iedereen zomaar NEXTlegal gaat bellen. We proberen het eerst intern op te lossen. Dat doen we overigens met zijn tweeën, want mijn collega Vera Verwer is ook contactpersoon voor NEXTlegal. Pas als Vera en ik er samen niet uitkomen, bellen we de helpdesk of maken we een melding in Mantis; een speciaal programma binnen NEXTlegal waarin we foutmeldingen en wensen kunnen doorgeven.”

Werken jullie met twee vestigingen op één systeem in de cloud?
“Nee, we hebben een eigen server voor beide vestigingen op het kantoor in Vianen. Ik weet eigenlijk niet precies waarom, maar misschien omdat het gewoon al goed geregeld was. We werken samen met Tredion Automatisering en omdat we al een goede relatie hadden, hebben we aan NEXTlegal als voorwaarde gesteld dat Tredion moest blijven. NEXTlegal werkt standaard met ICT Concept voor de hardware, maar dat was geen enkel probleem. We hebben gewoon duidelijke afspraken gemaakt wie waarvoor verantwoordelijk is en dat werkt hartstikke goed. Dat maakt het ook weer extra belangrijk dat Vera en ik vaste contactpersonen zijn, want wij weten wie je moet bellen: Tredion of NEXTlegal. Als bijvoorbeeld de printer het niet doet, kan het aan de printer liggen of aan de software die de printer aanstuurt, dus NEXTassyst.”

Jullie zijn begonnen met assyst. Hoe ging de overgang naar NEXTassyst?
“Eigenlijk nog vloeiender dan de overstap in 2013. Sterker, ik kan me er niks meer van herinneren. Het is net als met namen van cliënten, je herinnert je vooral de moeilijke of vervelende dossiers. Ik weet er niets meer van, dus kennelijk ging het vlekkeloos. En NEXTassyst is een heel prettig programma om mee te werken. Je moet er wel wat energie in steken om dingen de eerste keer op de juiste manier in te voeren, maar daarna heb je er veel plezier van.”

Noem eens een voorbeeld?
“Een van mijn collega’s op de afdeling Onroerend Goed is de laatste tijd in de royements KIK-akte gedoken. De KIK-akte is een geautomatiseerde akte die digitaal aangeboden wordt bij het kadaster, zodat die minder werk hebben om de aktes in te schrijven. Daar staat dan een gereduceerd tarief voor de klant tegenover. Als leverancier moeten wij een xml-bestand en een pdf-bestand aanleveren, en die moeten aan allerlei regels voldoen, anders wordt het afgewezen. Mijn collega heeft de afgelopen tijd veel getest. Ze was bijna zover dat het er goed in stond, maar het ging nog niet helemaal 100% goed. Vanochtend teruggekoppeld met NEXTlegal, die hebben het nog een klein beetje aangepast en nu werkt het! Mijn collega helemaal blij. En de notarissen ook, want dit gaat ons veel tijd en geld besparen.”

Dus het gaat lekker met NEXTassyst?
“Ja, al ben ik me wel bewust dat er veel mogelijkheden in zitten die niet iedereen weet of gebruikt. Ik heb bijvoorbeeld een cursus gedaan voor het maken van akten met behulp van een intelligent model: een vraag-en-antwoord-spel. Het systeem stelt een vraag, je geeft het antwoord en de computer genereert een stuk tekst. Je kunt het zo maken dat het antwoord (bijvoorbeeld een naam en adres, of een bepaald bedrag) in meerdere documenten terugkomt. Zodat je niet – als je later voor hetzelfde dossier een volmacht gaat opstellen – weer diezelfde vraag krijgt. Met de functie ‘hergebruik’ beantwoord je één keer een bepaalde vraag en vervolgens wordt het antwoord toegepast in alle documenten binnen ditzelfde dossier.”

Handig. Wie heeft dit bedacht?
“Dit idee kwam naar voren tijdens een gebruikersbijeenkomst waar ik altijd naartoe ga met Lisette, de kandidaat-notaris. Daar spreken we onze wensen uit over wat we fijn zouden vinden als het in NEXTassyst verwerkt kon worden. Dan kijken ze bij NEXTlegal of er meerdere kantoren diezelfde functie willen en of het haalbaar is. In dit geval bleek dat dus inderdaad te kunnen. Die bijeenkomsten zijn superleuk. Wij zijn ook pilot-kantoor, wat betekent dat als er iets nieuws uitkomt, wij een van de eerste kantoren zijn die het gaan testen. Zo kunnen ze het verfijnen voordat ze het bij iedereen uitrollen.”

Jullie zijn belangrijk voor NEXTlegal
“Nou, dat weet ik niet maar we hebben zeker een goede band, zeker met onze contactpersoon Heleen Bernsen. Als er wat is, dan staan we voor elkaar klaar. Er is een goede wisselwerking en we durven eerlijk tegen elkaar te zijn. Dat kan ook best eens knetteren, maar dat mag. Je bent als gebruiker en ontwikkelaar een verlengde van elkaar. Zij maken het, wij werken ermee. Door te luisteren naar wat wij ervan vinden, kunnen zij het weer beter maken. Winst voor iedereen.”