Tijdschrijven en urenregistratie: vloek of zegen?
Voor sommigen een makkie en helemaal ingebakken in hun dagelijkse werkzaamheden, voor velen echter een blok aan hun been en een overduidelijk moetje. Ik heb het natuurlijk over tijdschrijven.
Bij het gros van de advocaten- en notariskantoren, hoort tijdschrijven erbij. In eenheden van één of zes minuten. En niet zelden komt het voor dat je aan het einde van de dag – net voordat je je laptop dichtklapt – al je uren van de dag nog moet schrijven. Of op vrijdagmiddag, vlak voor de vrijmibo, je urenregistratie van de hele week nog moet doen. Herkenbaar?
Voordelen van tijdschrijven
Tijdschrijven is ‘part of our working life’. Maar we doen het niet voor niets. Een goede urenregistratie levert namelijk veel voordelen op:
- Waardevolle data over je kantoor
- Inzicht in de budgettering
- Eenvoudig tussentijds factureren
- Transparantie naar de klant
1. Waardevolle data over je kantoor
Een goede urenregistratie levert zeer waardevolle data op over je kantoor. De basis is een goede urenregistratietool waarin je de data vastlegt. Data zoals de gewerkte tijd per klant, gebruiker, project, product, rechtsgebied enzovoort.
Deze data kunnen – bijvoorbeeld met een analysetool zoals onze NEXTcontroller – omgezet worden in hapklare statistieken. Met behulp van deze data kun je de kosten in kaart brengen, de processen binnen het kantoor verbeteren, en kan je de prestaties van je medewerkers meetbaar maken en daarop acteren.
2. Inzicht in de budgettering
Uit onderzoek blijkt dat in de advocatuur budgetten voornamelijk worden gebaseerd op basis van ervaring. Slechts 13% van de kantoren gebruikt historische data van vergelijkbare zaken om budgetten vast te stellen. Door goed tijd te schrijven, krijg je meer inzicht in het kostenplaatje van bepaalde zaken, en kun je veel beter en accurater toekomstige budgetten vaststellen.
3. Eenvoudig tussentijds factureren
Door accuraat en volledig tijd te schrijven, kun je in grote projecten gemakkelijker tussentijds factureren. Met behulp van een automatische facturatietool – zoals onze declaratierun – wordt tussentijds factureren zeer eenvoudig.
4.Transparantie naar de klant
Met behulp van een goed en compleet overzicht van de geschreven uren, kun je klanten meer transparantie bieden. In deze tijd waarin cliënten mondiger en kritischer zijn dan ooit, is transparantie een groot goed. Door deze transparantie te bieden, kun je aan de cliënt laten zien wat er gebeurd is en hoeveel uren van die tijd zijn gedeclareerd.
Tips urenregistratie
Volledig tijdschrijven en een goede urenregistratie levert dus een hoop voordelen op voor een kantoor. Toch blijft het in de praktijk best lastig om dit accuraat en direct te doen. De volgende tips helpen je daarbij:
- Automatiseer je urenregistratie
- Registreer ook klein werk
- Uren en bewijs op één plaats
Automatiseer je urenregistratie
Veel urenregistratietools maken het moeilijk om gedurende de dag en onderweg tijd te schrijven, met als gevolg dat je aan het eind van de dag je werkdag moet reproduceren. Dat is vaak best wel lastig, met alle gevolgen van dien. Probeer daarom je urenregistratie zoveel mogelijk te automatiseren.
Iedereen is anders en werkt op zijn of haar manier. Daarom hebben wij er bijvoorbeeld voor gekozen om in NEXTmatters meerdere manieren van tijdschrijven mogelijk te maken. Je kunt in NEXTmattters uren schrijven vanuit een dossier, via een timer, vanuit de agenda, via NEXTtime of met onze NEXTapp.
Zo kun je ervoor kiezen om de tijd via een apart scherm te registreren of vanuit NEXTmatters zelf. Je kunt ervoor kiezen om het handmatig in te voeren, maar je kunt er ook voor kiezen om het automatisch te laten registreren. Net wat jij als gebruiker fijn vindt. Zorg er in ieder geval voor dat je met een tijdschrijftool kunt werken waarbij je zelf de regie hebt en zoveel mogelijk kunt automatiseren.
Registreer ook klein werk
Dit klinkt wellicht als een open deur maar het registreren van klein werk wat ‘even’ tussendoor komt levert veel op. Hoe vaak kun je acht uur achter elkaar schrijven op één dossier? In de praktijk word je regelmatig gestoord. Even een telefoontje met een cliënt of even inhoudelijk overleggen met een collega over een zaak. Korte momenten, maar heel nuttig om wel in kaart te brengen.
Voor telefoontjes kun je bijvoorbeeld kijken naar een tijdschrijftool die integreert met je telefooncentrale, zoals NEXTcall. Hierbij wordt NEXTmatters gekoppeld aan de telefooncentrale waardoor alle telefoontjes automatisch worden geregistreerd en met één druk op de knop, gekoppeld worden aan het betreffende dossier.
Zelfs voor gesprekken met cliënten die met onze smartphone onderweg worden gevoerd. Op die manier registreer je ook gemakkelijk de korte telefoongesprekken zonder dit allemaal handmatig te moeten invoeren.
Uren en bewijs op één plaats
Hoe vaak krijg je tijdens het werken aan een zaak aanvullende wensen of wijzigingen? Hoe krijg je die binnen? Meestal is dit via de e-mail. Dan is het belangrijk dat je voorkomt dat die e-mails verloren raken. Voor het overzicht is het essentieel dat je die e-mails er makkelijk bij kunt pakken.
Zorg er daarom voor dat je een softwarepakket hebt waar je je urenregistratie en bewijsmateriaal in één dossier kunt bewaren. De voordelen van zo’n opzet zijn groot. Je krijgt namelijk nog meer overzicht. Bij vragen vanuit de klant of het management kun je bovendien veel makkelijker en sneller aantonen waarom bepaalde beslissingen zijn genomen.
Tijdschrijven werkt!
Met de juiste urenregistratie heb je meer inzicht en kun je als kantoor meer omzet behalen. Goed tijdschrijven heeft dus echt zijn meerwaarde. Ondanks dat het helaas af en toe een ‘moetje’ is. Door te kiezen voor een tijdschrijftool die jou zoveel mogelijk helpt, wordt tijdschrijven een stuk gemakkelijker. Een tool waarbij je alles kunt integreren en zo veel mogelijk kunt automatiseren. Kunnen we hierbij helpen? Laat het ons gerust weten!